Huishoudelijk Reglement
van
Pétanque Vereniging Atlantic Boules
Opgericht op 26 september 1996
Inhoudsopgave
Algemene bepalingen
Leden
Leden van verdienste en ereleden
Donateurs en sponsors
Het lidmaatschap
Aanneming van leden
Rechten en plichten van leden
Straffen
Bestuur
Het dagelijks bestuur
Bestuursverkiezing
Kascommissie
Overige commissies
Contributie
Accommodatie van de vereniging
Nieuwsbrief
Wijziging van het Huishoudelijk Reglement
Slotbepalingen
Artikel 1
Algemene bepalingen
- De vereniging genaamd PV Atlantic Boules, hierna te noemen “de vereniging”, is bij notariële akte opgericht op 26 september 1996 en is gevestigd te Koog aan de Zaan.
- Het Huishoudelijk Reglement, (hierna te noemen HHR) is van toepassing in onverbrekelijke samenhang met de statuten van de vereniging, zoals deze laatstelijk zijn gewijzigd en geheel opnieuw vastgesteld bij notariële akte op 8 augustus 2023.
Artikel 2 – Leden
- De vereniging bestaat uit:
- jeugdleden
- leden
- leden met 2e lidmaatschap
- leden van verdienste
- ereleden
- Jeugdleden zijn die leden die de leeftijd van achttien jaar nog niet hebben bereikt.
- De leden met een 2e lidmaatschap hebben een eerste lidmaatschap bij een andere petanquevereniging.
Artikel 3
Leden van verdienste en ereleden
- Leden van verdienste zijn zij die wegens bijzondere verdiensten jegens de vereniging door het bestuur als zodanig zijn benoemd. Leden van verdienste hebben alle rechten en plichten van de leden.
- Ereleden zijn zij die zich, gedurende meerdere jaren, jegens de vereniging bijzonder verdienstelijk hebben gemaakt en door het bestuur als zodanig zijn benoemd. Op ereleden rusten geen geldelijke verplichtingen, anders dan de bondsbijdrage, zij hebben echter wel alle rechten van de leden.
Artikel 4
Donateurs en sponsors
- De vereniging kent naast leden donateurs en sponsors
- Donateurs en sponsors steunen de vereniging met een vrijwillige financiële bijdrage die per jaar kan worden vastgesteld of door het schenken van goederen.
- Sponsors mogen daarvoor een tegenprestatie verlangen, bijvoorbeeld in de vorm van publiciteit.
- Donateurs en sponsors hebben geen andere rechten en verplichtingen dan die welke hen in of krachtens de Statuten, het Huishoudelijk Reglementen en/of andere reglementen zijn toegekend of opgelegd.
- Donateurs en sponsors kunnen, op uitnodiging van het bestuur, deelnemen aan bepaalde clubactiviteiten.
- De rechten of verplichtingen van donateurs kunnen te allen tijde wederzijds door opzegging worden beëindigd, behoudens dat de jaarlijkse bijdrage voor het lopende boekjaar voor het geheel verschuldigd blijft.
- Opzegging namens de vereniging geschiedt door het bestuur.
Artikel 5
Het lidmaatschap
- De aanmelding geschiedt door invulling, dagtekening en ondertekening van een door het bestuur te verstrekken aanmeldingsformulier, waarop de volgende gegevens zijn in te vullen: naam, voornaam (voluit), adres, geboortedatum, telefoonnummer en e-mailadres. Voor jeugd-leden dient het formulier mede ondertekend te worden door de wettelijk vertegenwoordiger. Het bestuur kan vorderen, dat de in het formulier verstrekte gegevens door deugdelijke bewijzen worden gestaafd.
- Het bestuur draagt er zorg voor dat degenen die als lid tot de vereniging wensen te worden toegelaten, worden aangemeld bij de NJBB.
Artikel 6
Aanneming van leden
- Het lidmaatschap wordt verkregen door een besluit tot toelating door de secretaris of penningmeester namens het bestuur genomen. Zij kunnen niet eigenmachtig iemand het lidmaatschap weigeren, alsdan beslist het bestuur over het al dan niet toelaten.
Artikel 7
Rechten en plichten van leden
Buiten de verplichtingen, geregeld in artikel 7 van de Statuten, hebben alle leden de hierna te noemen rechten en plichten.
-
- Bij toetreding als lid hebben zij het recht op inzage van de Statuten en het Huishoudelijk Reglement.
- Voor alle leden zijn de Statuten en het Huishoudelijk Reglement te vinden op de website van de club.
- Zij hebben het recht om deel te nemen aan georganiseerde clubactiviteiten.
- Zij hebben het recht om deel te nemen aan debatten en stemmingen in de Algemene ledenvergadering.
- Zij hebben het recht van vrije toegang tot wedstrijden en bijeenkomsten, voor zover door het bestuur niet anders is bepaald.
- Zij hebben het recht om voorstellen, klachten en wensen bij het bestuur in te dienen. Het bestuur is gehouden deze zo spoedig mogelijk te behandelen of te onderzoeken c.q. te doen behandelen of te doen onderzoeken en over het resultaat van de behandeling en/of het onderzoek bericht te geven aan het lid dat het voorstel, de klacht of de wens heeft ingediend.
- Zij hebben de plicht, omwille van een goede communicatie, het bestuur in kennis te stellen van de verandering van hun adresgegevens, e-mailadres en telefoonnummer.
- Zij hebben de plicht tot tijdige betaling van de contributie.
- Zij hebben de plicht om (naar vermogen) vrijwilligerstaken voor de vereniging uit te voeren.
- Zij zijn verplicht om (naar vermogen) bij te dragen aan het netjes houden van de accommodatie
- Zij hebben de plicht tot naleving van de reglementen van de vereniging, alsmede van de door het bestuur of door het bestuur aangewezen commissies gegeven richtlijnen, benevens de voorschriften van de NJBB.
Artikel 8
Straffen
-
- In het algemeen zal strafbaar zijn zodanig handelen of nalaten, dat in strijd is met de wet, dan wel de Statuten, Het Huishoudelijk Reglement en/of andere reglementen van de vereniging, of waardoor de belangen van de vereniging worden geschaad.
- Geldstraffen opgelegd door de tuchtcommissie van de NJBB dienen door de leden zelf te worden betaald.
- Het bestuur is bevoegd om, met inachtneming van het beginsel van hoor en wederhoor, naast een straf die aan een speler wordt gegeven en door de tuchtcommissie van de NJBB wordt afgedaan, een bijkomende straf vanuit de vereniging op te leggen.
- Bij een beslissing als bedoeld in lid 3 van dit artikel heeft het desbetreffende lid een beroepsmogelijkheid bij de Algemene Leden Vergadering (hierna te noemen ALV) van de vereniging. Dit beroep dient, zes maanden na het opleggen van de straf door het bestuur, aanhangig te worden gemaakt bij de ALV middels aangetekend schrijven te richten aan de secretaris van de vereniging.
Artikel 9
Bestuur
- Het (algemeen) bestuur bestaat uit een voorzitter, een secretaris, een penningmeester en bij voorkeur twee leden, die allen meerderjarig moeten zijn.
- Onder het bestuur valt, onverminderd het bepaalde dienaangaande in de Statuten, het Huishoudelijk Reglement en/of andere reglementen:
- de algemene leiding van zaken;
- de uitvoering van de door de ALV genomen besluiten;
- het toezicht op de naleving van de Statuten, het Huishoudelijk Reglement en/of andere reglementen;
- Het bestuur vergadert tenminste éénmaal per kwartaal. Daarenboven vergadert het bestuur zo dikwijls als de voorzitter of tenminste 2 leden van het bestuur zulks wensen.
- Een oproep voor een vergadering dient minimaal 48 uur voor aanvang van de vergadering in het bezit van de bestuursleden te zijn, terwijl een vergadering op verzoek van bestuursleden binnen maximaal één week dient te worden belegd.
- Een bestuursvergadering is tot besluiten bevoegd als de meerderheid van de bestuursleden aanwezig is. Over personen wordt schriftelijk gestemd, tenzij de voorzitter een andere wijze van stemmen geschikter acht. Over zaken kan mondeling gestemd worden. Besluiten worden bij meerderheid van geldige stemmen genomen. Indien bij een stemming over zaken de stemmen staken, wordt het voorstel geacht te zijn verworpen. Heeft bij een stemming over personen bij de eerste stemming niemand de meerderheid van de uitgebrachte geldige stemmen verkregen, dan vindt een herstemming plaats over de personen, die de meeste of zo nodig op één na de meeste stemmen op zich hebben verenigd. Bij herstemming beslist het grootste stemmenaantal. Indien bij de herstemming de stemmen staken, beslist terstond het lot.
Artikel 10
Het dagelijks bestuur
- De voorzitter, de secretaris en de penningmeester vormen het dagelijks bestuur. Het dagelijks bestuur neemt alle beslissingen die niet tot een gewone bestuursvergadering kunnen worden uitgesteld. Het dagelijks bestuur deelt zijn besluiten, ter bekrachtiging op de eerstvolgende bestuursvergadering mede.
- Taken van de voorzitter:
a.geeft leiding aan en houdt toezicht op het gehele verenigingsleven;
b.is bij alle officiële vertegenwoordigingen de woordvoerder, tenzij hij deze taak aan een ander (bestuurs)lid heeft overgedragen.
- Taken van de secretaris:
- voert de correspondentie uit naam van en in overleg met het bestuur, ondertekent alle van hem uitgaande stukken, is verplicht afschriften ervan te houden en deze evenals de ingekomen stukken te bewaren.
- heeft het beheer over het archief en is aansprakelijk voor goederen die hem van verenigingswege zijn toevertrouwd;
- zorgt voor het bijeenroepen van vergaderingen;
- zorgt voor bekendmakingen van veranderingen of aanvullingen in de statuten en reglementen;
- houdt een lijst bij, waarin de namen en adressen van alle leden van verdienste en ereleden zijn opgenomen.
- Taken van de penningmeester:
- beheert de gelden van de vereniging;
- zorgt voor het innen van de aan de vereniging toekomende gelden en draagt zorg voor alle door het bestuur en de algemene vergadering goedgekeurde uitgaven;
- houdt boek van alle ontvangsten en uitgaven;
- voert de briefwisseling, voor zover deze betrekking heeft op de uitvoering van de in de voorgaande leden van dit artikel vermelde taken, ondertekent alle van hem uitgaande stukken, is verplicht afschriften te houden en deze, evenals de op de uitvoering van eerder genoemde taken betrekking hebbende ingekomen stukken te bewaren;
- brengt in de algemene vergadering verslag uit van de financiële toestand en legt daarbij verantwoording af over de balans en de staat van baten en lasten met toelichting over het afgelopen verenigingsjaar en een begroting voor het komende verenigingsjaar.
Artikel 11
Artikel 12
Bestuursverkiezing
- Ieder bestuurslid treedt uiterlijk drie jaar na zijn verkiezing af en is direct herkiesbaar. Aftreden geschiedt volgens een rooster dat op elke jaarvergadering wordt vastgesteld.
- De namen van de aftredende bestuursleden, alsmede van de door het bestuur gestelde kandidaten dienen gepubliceerd te worden in de agenda van de jaarlijkse vergadering waarin de bestuursverkiezing aan de orde is. In deze agenda dient tevens de mogelijkheid tot kandidaatstelling door stemgerechtigde leden van de vereniging geopend te worden, met vermelding van de daaraan verbonden procedure.
- Een kandidaatstelling door stemgerechtigde leden dient schriftelijk bij de secretaris aangemeld te worden, te ondertekenen door tenminste tien stemgerechtigde leden en dient vergezeld te gaan van een ondertekende bereidheidsverklaring van de desbetreffende kandidaat eventueel onder vermelding van de functie die hij in het bestuur ambieert.
Artikel 13
Kascommissie
- Conform artikel 15 lid 4 van de Statuten worden door de ALV de leden van de kascommissie benoemd.
- De kascommissie bestaat uit twee leden en een reservelid. Elk jaar treedt het langstzittend lid uit de kascommissie, schuift het reservelid door en wordt een nieuw reservelid benoemd.
- De kascommissie houdt toezicht op het beheer van de penningmeester, Zij is gehouden tenminste éénmaal per jaar de kas de saldi, de boeken en bescheiden van de penningmeester na te zien. Van de uitkomst van dit onderzoek wordt verslag uitgebracht aan het bestuur.
- Indien de kascommissie termen aanwezig acht om het bestuur te dechargeren zal zij een betreffend voorstel doen aan de algemene ledenvergadering. De kascommissie is bevoegd aan het bestuur voorstellen betreffende het financiële beheer te doen.
Artikel 14
Overige commissies
- Behoudens de kascommissie, die door de algemene ledenvergadering wordt benoemd, kan het bestuur voor het uitvoeren van bepaalde taken of activiteiten commissies in het leven roepen. De commissies zijn voor hun beleid steeds verantwoording schuldig aan het bestuur. Dit geldt niet voor de kascommissie.
- Taak, bevoegdheid en werkwijze kunnen in een instructie worden vastgelegd. Deze instructie wordt beschouwd als een onlosmakelijk deel van het Huishoudelijk Reglement.
- De commissies a t/m e hebben tenminste eenmaal per jaar overleg met (een deel van) het bestuur over de voortgang van de werkzaamheden.
- Er zijn in principe 7 vaste commissies, te weten:
- onderhoudscommissie: draagt zorg voor het onderhoud van terrein en groenvoorziening.
- wedstrijdcommissie: organiseert toernooien (in- en extern) en clubkampioenschappen
- clubhuiscommissie: verzorgt de inkoop van eten en drinken, het schoonhouden van gebruikte materialen, het instrueren van nieuwe vrijwilligers
- schoonmaakcommissie: verzorgt volgens een schema het schoonhouden van het clubhuis en de toiletten, regelt op verzoek van het bestuur extra schoonmaakrondes
- sponsorcommissie: onderhoudt contacten met bestaande sponsors en probeert actief nieuwe sponsors te werven
- continuïteitscommissie
- facebook-redactie: schrijft verslagen van clubactiviteiten voor de Facebook pagina en kan door leden geschreven verslagen plaatsen
- Naast de commissies en werkgroepen is er een Pr-functionaris die belast is met het onderhouden van contacten met de pers en een webmaster voor het bijhouden van de website. Voor bijzondere clubactiviteiten kan er op ad-hoc basis een activiteitencommissie worden samengesteld.
- Voor de commissies a t/m e geldt het volgende:
– Zorgt bij voorkeur zelf voor aanvulling van de commissies of de vervulling van vacatures.
– Heeft een contactpersoon richting bestuur.
– Deze contactpersoon maakt jaarlijks afspraken met de penningmeester over uitgaven en de administratie daarvan.
– Kan gevraagd en ongevraagd advies geven aan het bestuur over beleid.
– Zorgt voor een planmatige aanpak van de activiteiten.
Artikel 15
Contributie
- De leden zijn jaarlijks gehouden tot het betalen van een contributie, die door het bestuur jaarlijks wordt vastgesteld. In de contributie is inbegrepen de bijdrage aan de NJBB die jaarlijks door de bond wordt vastgesteld. Zij kunnen daartoe in categorieën worden ingedeeld, die een verschillende bijdrage betalen.
- Ereleden zijn vrijgesteld van het betalen van contributie, echter niet voor de bijdragen aan de NJBB.
- Wanneer het lidmaatschap in de loop van een verenigingsjaar eindigt, blijft niettemin de contributie voor het gehele jaar verschuldigd.
Artikel 16
Accommodatie van de vereniging
- De vereniging draagt generlei verantwoordelijkheid voor de eigendommen van welke aard ook, van leden en derden in de gebouwen of op het terrein aanwezig.
- Het clubhuis is gedurende door het bestuur aan te wijzen uren voor de leden toegankelijk. Van deze regeling wordt aan de leden mededeling gedaan.
- Het bestuur is bevoegd het speelterrein en/of het clubgebouw van de vereniging, voor bijzondere doeleinden te reserveren. Bij gebruikmaking van deze bevoegdheid geschiedt daarvan tijdige mededeling aan de leden.
Artikel 17
Nieuwsbrief
- Het bestuur stuurt eenmaal per maand een nieuwsbrief naar de leden. In deze nieuwsbrief staat ook informatie van de wedstrijdcommissie.
Artikel 18
Wijziging van het Huishoudelijk Reglement
- Het Huishoudelijk Reglement kan slechts gewijzigd worden door een besluit van de ALV, waartoe werd opgeroepen met de mededeling dat aldaar wijziging van het Huishoudelijk Reglement zal worden voorgesteld. De termijn voor oproeping tot een zodanige vergadering moet tenminste veertien dagen bedragen.
- Een voorgestelde wijziging van het Huishoudelijk Reglement wordt tenminste veertien dagen voor de vergadering in de nieuwsbrief gepubliceerd en/of een afschrift hiervan wordt aan alle leden toegezonden.
- Een besluit tot wijziging van het Huishoudelijk Reglement wordt aangenomen met een volstrekte meerderheid van stemmen.
Artikel 19
Slotbepalingen
- Ieder lid en verenigingsorgaan heeft zich te houden aan de bepalingen van dit Huishoudelijk Reglement.
- Na vaststelling van het Huishoudelijk Reglement wordt zo spoedig mogelijk de tekst bekend gemaakt aan de leden.
- Dit Huishoudelijk Reglement en alle navolgende wijzigingen van dit reglement treden in werking 14 dagen na het verschijnen van de nieuwsbrief waarin de tekst van het Huishoudelijk Reglement is opgenomen.